Mỗi nơi làm việc có một luật bất thành văn về tin nhắn ngoài giờ. Rắc rối bắt đầu khi người gửi nghĩ mình chỉ ghi lại ý tưởng, còn người nhận hiểu rằng phải trả lời ngay. Điều cần làm rõ là kỳ vọng đi kèm thông báo.
Vì sao tin nhắn công việc ngoài giờ gây áp lực?
Một tin nhắn từ cấp trên vào buổi tối có thể khiến nhân viên phân vân: đọc rồi có phải phản hồi, để đến sáng có bị đánh giá thiếu trách nhiệm? Người gửi không định thúc giục, nhưng vị trí của họ khiến lời nhắn mang thêm sức nặng.
Không phải tin nhắn làm người ta mệt, mà là việc không biết nó có cần trả lời ngay hay không.
Giờ làm việc cũng không giống nhau giữa các ca, múi giờ hay lịch linh hoạt. Quy ước nên dựa trên lịch của người nhận, thay vì mặc định lúc người gửi đang làm việc thì mọi người đều sẵn sàng.
Phân loại tin nhắn ngoài giờ theo mức độ cần xử lý
Trước khi gửi, hãy hỏi: nếu việc này chờ đến ca làm tiếp theo, hậu quả cụ thể là gì? Cảm giác sốt ruột của người gửi chưa đủ để biến một việc thành khẩn cấp.
- Để biết: ý tưởng hoặc tài liệu tham khảo. Hẹn giờ gửi hay ghi rõ không cần phản hồi ngoài giờ.
- Cần xử lý theo hạn: yêu cầu có đầu việc, người phụ trách và thời hạn rõ ràng, phù hợp với lịch làm việc.
- Khẩn cấp: trì hoãn có thể gây hậu quả đáng kể trước ca tiếp theo. Dùng kênh đã thống nhất và liên hệ người trực.
Ví dụ, góp ý cho bản trình bày sắp tới thường có thể chờ. Sự cố đang làm gián đoạn vận hành có thể cần xử lý sớm. Nhóm phải thống nhất tiêu chí; không nên để người nhận tự đoán từ chữ “gấp”.
Thiết lập quy ước trả lời tin nhắn dùng được ngay
- Ghi rõ giờ phản hồi thông thường theo từng vai trò, ca hoặc múi giờ.
- Chọn kênh khẩn cấp và người tiếp nhận; cuộc gọi chỉ mang nghĩa khẩn khi nhóm đã thống nhất.
- Nêu người dự phòng nếu người phụ trách không phản hồi, tránh nhắn liên tục vào nhiều nhóm.
- Với việc thường, dùng mẫu: “Mình gửi để bạn xem trong giờ làm. Cần hoàn tất trước thời hạn đã thống nhất.”
Hẹn giờ gửi hữu ích khi không cần chuyển thông tin ngay. Nếu vẫn gửi ngoài giờ, hãy nêu rõ thời điểm cần xử lý. Dòng “không cần trả lời ngay” chỉ đáng tin khi người gửi thực sự chấp nhận việc đến ca sau mới nhận phản hồi.
Lãnh đạo làm mẫu và người nhận đặt ranh giới
Lãnh đạo nên tránh khen việc luôn trực tuyến như thước đo tận tâm. Khi có ngoại lệ, hãy giải thích lý do và phạm vi xử lý. Người nhận có thể nói: “Mình sẽ xem vào đầu ca tới; nếu thuộc diện khẩn, vui lòng dùng kênh đã thống nhất.”
Sau một thời gian áp dụng, nhóm nên xem lại những tình huống còn gây hiểu lầm. Nếu mọi việc đều được gọi là khẩn, cần kiểm tra cách giao việc, thời hạn và phân công trực.
Câu hỏi thường gặp
- Có phải trả lời ngay khi cấp trên nhắn? Hãy căn cứ vào quy ước, lịch trực và mức độ khẩn đã thống nhất.
- Đã đọc có đồng nghĩa nhận việc? Không nên mặc định như vậy; nhóm cần phân biệt việc đọc, xác nhận và nhận trách nhiệm.
- Hẹn giờ gửi có giải quyết hết không? Không. Nhóm vẫn cần tiêu chí khẩn và thời hạn phản hồi.
- Làm việc khác múi giờ thì sao? Ghi rõ lịch làm việc, thời hạn kèm múi giờ và cách bàn giao.
Về bài viết này
Đây là tổng hợp biên tập của DETOON về giao tiếp công việc. Khi cần xác định nghĩa vụ ngoài giờ, hãy kiểm chứng qua chính sách nội bộ và nguồn chính thức liên quan.
